行動を変える環境学実践

環境心理学に基づいた新しい働き方への従業員適応促進：無意識の行動デザイン方法論と成功事例

新しい働き方、例えばリモートワークやアクティビティ・ベースド・ワーキング（ABW）の導入は、生産性向上やコスト削減、従業員のエンゲージメント向上など、様々なメリットをもたらす可能性を秘めています。しかし、単に制度や物理的な環境を変えるだけでは、期待通りの効果が得られないことも少なくありません。従業員が新しい環境やツール、プロセスに自然と適応し、推奨される行動をとるためには、従業員の「行動」そのものに着目したアプローチが必要です。

特に、意識的な努力や強い動機付けに頼るだけでなく、無意識のうちに従業員の行動を望ましい方向へ導く「行動デザイン」が注目されています。環境心理学や行動経済学の知見を応用することで、物理的な空間、デジタルツール、情報提示、ルール設定などを工夫し、従業員が新しい働き方にスムーズに移行できるよう支援することが可能になります。

新しい働き方で生じる従業員の行動課題

新しい働き方の導入は、従業員のこれまでの働き方や習慣を変化させることを意味します。これに伴い、以下のような様々な行動課題が発生し得ます。

• コミュニケーションの質の変化: 対面での偶発的な会話が減少し、意図的なコミュニケーションが必要となる。オンラインツールを適切に使い分けられない。
• 情報共有の偏り: 特定のチャネルに情報が集中したり、必要な情報が共有されなかったりする。ツールの使い方や情報検索に手間取る。
• 適切な場所の選択（ABW）: 集中したいのに騒がしい場所を選んでしまう。コラボレーションに適した場所が使われない。特定の場所に人が集中しすぎる。
• 時間管理と自己管理: 勤務時間と休憩時間の区別があいまいになる。タスクの優先順位付けや進捗管理が難しくなる。
• ツールの利用促進: 導入した新しいオンライン会議ツールやプロジェクト管理ツールが定着しない。機能が使いこなせない。
• 帰属意識やエンゲージメントの維持: チームや組織との繋がりを感じにくくなる。

これらの課題は、従業員の生産性低下やストレス増加に繋がりかねません。制度やツールを導入するだけでなく、これらの行動課題をどのように解決するかが、新しい働き方を成功させる鍵となります。

行動デザインによるアプローチ

環境心理学や行動経済学では、人間の意思決定や行動が、その置かれた「環境」や情報の提示方法によって大きく左右されることが明らかになっています。この知見を応用し、従業員が新しい働き方において自然と望ましい行動をとるように環境を設計するのが「行動デザイン」です。

意識的な説得や研修も重要ですが、人は多くの場合、無意識的に行動を選択しています。例えば、オフィスのレイアウト、共有スペースの配置、デジタルツールのデフォルト設定、掲示物のデザインなどは、従業員の無意識の行動に影響を与えます。行動デザインは、このような無意識の側面に着目し、小さな変化で大きな行動変容を促すことを目指します。

関連する概念には、以下のようなものがあります。

• ナッジ（Nudge）: 人々が特定の選択肢を自発的に選ぶように、選択肢の提示方法や環境をわずかに工夫すること。（例: 健康的な食品を手前に置く）
• デフォルト効果: 事前に設定された選択肢（デフォルト）が選ばれやすい傾向。（例: オプトアウト形式の寄付）
• フレーミング効果: 同じ情報でも、提示の仕方（肯定的か否定的かなど）によって受け手の判断が変わること。（例: 「失敗率10%」と「成功率90%」）
• 社会的証明: 他の人が行っている行動を模倣しやすい傾向。（例: 「多くのお客様が選んでいます」）

これらの知見を新しい働き方の環境デザインに応用することで、従業員の適応を促進できます。

新しい働き方への適応を促す行動デザイン方法論

具体的な行動デザインのアプローチは多岐にわたりますが、新しい働き方においては物理的環境、デジタル環境、そして情報とルールのデザインが重要になります。

1. 物理的環境のデザイン（ABWオフィスなど）:

   • ゾーニングと動線: 集中エリア、コラボレーションエリア、リラックスエリアなどを明確に分け、それぞれの目的を示唆するサインや家具配置を行います。自然と目的に合ったエリアに誘導されるような動線を設計します。例えば、入口近くに活気のあるコラボレーションエリアを配置し、奥に進むにつれて静かな集中エリアにするなどです。
   • アフォーダンス: 環境がその使い方を「語りかける」デザインを取り入れます。例えば、立ち話ができるカウンター、少人数でのブレストに適したホワイトボード付きのスペースなど、特定の行動を促すような家具や設備を配置します。
   • 情報の視認性: 会議室の予約状況やエリアごとの混雑状況、推奨される行動（例: Web会議時は個室を利用）などを、視覚的に分かりやすく掲示またはデジタル表示します。

2. デジタル環境のデザイン（リモートワーク含む）:

   • デフォルト設定の最適化: コミュニケーションツールの通知設定や、ファイルの共有設定など、推奨される情報共有の形がデフォルトになるように設計します。
   • ツール間の連携: 異なるツール間での情報のやり取りをスムーズにし、従業員が自然と連携して情報にアクセスできるようにします。
   • 行動の可視化とフィードバック: プロジェクト管理ツールでタスクの進捗を可視化したり、情報共有ツールへの貢献度を非個人的に示すことで、望ましい行動を促します。

3. 情報とルールのデザイン:

   • 推奨行動のフレーミング: 「〇〇しないと△△になります」という否定的な表現ではなく、「〇〇すると△△というメリットがあります」のように肯定的な表現で推奨行動を示します。
   • 行動の選択肢の提示: 従業員に複数の選択肢（例: 会議の方法、情報共有ツール）を示す際に、推奨する選択肢を強調したり、デフォルトに設定したりします。
   • 社会的証明の活用: 「チームの8割が毎日このツールを使っています」といった形で、他の従業員の行動を示すことで、同調行動を促します。
   • シンプルなルール: 複雑な規則よりも、直感的で分かりやすいルール設定が、従業員の行動を規定しやすくなります。

具体的な成功事例

行動デザインは、新しい働き方における従業員の行動変容を促す上で具体的な成果を上げています。

• 事例1：コミュニケーションツールの利用促進

  • 課題: リモートワーク導入後、公式な情報共有ツールよりも個別のチャットやメールでのやり取りが増加し、情報が属人化する傾向が見られた。
  • 行動デザイン: 公式情報共有ツールの特定のチャンネルへの投稿を、個別のチャットよりも「推奨される行動」として位置づけました。例えば、新しいチャンネルの作成をデフォルト設定としなかったり、特定のチャンネルへの投稿に対してリアクションやコメントがつきやすいような通知設定をデフォルトにしたりしました。また、週次のオンライン朝会で、特定のチャンネルで共有された有用な情報をメンション付きで紹介するなど、社会的証明を意識した運用も行いました。
  • 成果: 導入前と比較し、公式情報共有ツールの特定チャンネルへの投稿数が平均で25%増加し、主要な業務関連情報の属人化が抑制されました。

• 事例2：ABWオフィスにおける集中エリア利用率向上

  • 課題: フリーアドレス制のオフィスで、騒がしいエリアで集中しようとする従業員が見られた。集中エリアの利用率が低かった。
  • 行動デザイン: 集中エリアへの入口に「ここから先は『集中モード』です」といった短いメッセージを掲示し、エリア内では会話を控えるべきであることを明確に示唆しました。また、集中エリア内には遮音性の高いブース席や、隣席との間にパーテーションを多く設置し、物理的に集中しやすい環境を強化しました。さらに、休憩エリアにはリラックスできる音楽を流すなど、各エリアの環境音にも配慮しました。
  • 成果: デザイン変更後、集中エリアの利用率が約20%向上し、従業員からの「集中できる場所が増えた」という肯定的なフィードバックが増加しました。

• 事例3：新しい社内システム利用の定着

  • 課題: 従業員向けの新しいプロジェクト管理システムを導入したが、これまでの慣れたツールを使い続ける従業員が多く、利用率が伸び悩んだ。
  • 行動デザイン: 新しいシステムの導入時、新規作成されるプロジェクトはデフォルトで新しいシステムに登録されるように設定を変更しました。また、他のシステムとの連携を強化し、新しいシステムを使う方が、より多くの情報にアクセスでき、スムーズに業務が進むように設計しました。さらに、新しいシステム上で活発に利用されているプロジェクトや、システムを活用して成功した事例を社内報やオンライン会議で共有し、利用を促しました。
  • 成果: 導入後3ヶ月で、新しいシステムの利用率が80%に達し、旧システムからの移行が計画通りに進みました。

これらの事例は、大掛かりな改修や強制的なルール変更に頼るのではなく、環境や情報の提示方法といった「デザイン」の力で従業員の行動に変化をもたらしたケースです。

幅広いビジネスシーンへの応用可能性

ここでご紹介した行動デザインの考え方やアプローチは、新しい働き方における従業員の適応促進に限定されるものではありません。事業会社にお勤めの皆様であれば、顧客の行動、パートナー企業の行動、あるいはその他の社内行動の変容を促す様々なシーンに応用可能であることをご理解いただけたかと存じます。

例えば、

• 顧客の購買行動: ECサイトのデザイン、店舗内の商品配置、キャンペーン情報の提示方法など。
• 顧客のサービス利用行動: アプリのUI/UXデザイン、カスタマーサポートの導線設計、FAQの提示方法など。
• 社内オペレーション: 経費精算システムの利用促進、コンプライアンス関連行動の徹底、新しい社内ルールの遵守など。

環境心理学や行動経済学に基づいた無意識の行動デザインは、これらの様々なビジネス課題に対して、費用対効果の高い実践的な解決策を提供しうる強力な方法論です。

まとめ

新しい働き方へのスムーズな移行と成功には、従業員の行動変容が不可欠です。環境心理学に基づいた行動デザインは、物理的環境、デジタル環境、情報やルールの設計を通じて、従業員が意識することなく望ましい行動を選択するよう促す有効な手段です。

本記事でご紹介したように、具体的な課題特定から始まり、環境デザイン、情報提示、デフォルト設定などの工夫を施し、効果を測定・改善していく実践的なステップを踏むことで、リモートワークやABWといった新しい働き方における従業員の適応を促進し、具体的な成果に繋げることが可能です。

この行動デザインのアプローチは、従業員だけでなく、顧客やパートナーなど、あらゆるステークホルダーの行動変容を促すビジネスシーンに応用できる汎用性の高い方法論です。ぜひ、皆様のビジネス課題解決の一つの選択肢として、行動デザインの実践を検討されてみてはいかがでしょうか。